אמנת שירות מחלקת רכש ואספקה

 אמנת שירות

מינהל /גוף מינהל תפעול ומינהלה
השירות ניתן ל- עובדים (אמנת שירות פנימית)
לוגו האמנה
תיאור
​יעוד: מתן שירותי לוגיסטיקה ואפסנאות, ניהול מחסני העירייה, קביעת רמת מלאי הביטחון לתחומים השונים וניהול המלאי. המחלקה מספקת שירות לכל יחידות העירייה ומוסדותיה תוך מתן מענה איכותי, מקצועי, מהיר על פי החוק והנהלים בתחומי: רכש והצטיידות, אספקה למוסדות, מחסני חירום, אינוונטר – נכסים.

דרכי התקשרות עם מחלקת רכש ואספקה:

שעות קבלת קהל: ימים א' - ה' בין השעות 7:30 -15:30
כתובת: רח' הרוקמים 12, אזור התעשייה, חולון.
טלפון: 03-6536007/8
פקס: 03-5593049

אינו​ונטר

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1.1
הגדלת שיתוף הפעולההיענות דו"ח האינוונטר100% מהמוסדות
​1.2

​פעילות הדרכה והעלאת המודעות
​אוגוסט כל שנה
​1.3

​הפצת דו"ח
אוקטובר כל שנה
​1.4

​קבלת דו"ח סופי
​מרץ כל שנה
2.1
הוצאת ציוד לא שמיש ממוסדות העירייהמנהל מוסד יעביר אל יחידת האינוונטר טופס רלבנטי עם רשימת ציוד שיצא מכלל שימוש ו/או המוסד אינו זקוק לו יותר -  יחידת האינוונטר תבדוק את הציוד במוסד ותקבע את ייעודו.7 ימי עבודה
2.2

גריעת הציוד מרשימת האינוונטר של אותו מוסד.5 ימי עבודה
3.1
העברת ציוד ממוסד למוסדבדיקת ציוד שמיש שיצא ממוסד והעברתו למוסד אחר.7 ימי עבודה
3.2
עדכון רשימת הציוד במערכת- גריעה מהמוסד הנותן, והוספה למוסד המקבל.7 ימי עבודה
4
טיפול במקרה של גניבת ציודלאחר קבלת אישור ממשטרת ישראל ומחשב הביטוח העירוני, יגרע מנהל יחידת האינוונטר את הציוד הגנוב מהמוסד.7 ימי עבודה
5.1
פתיחה/סגירה של יחידת אינוונטר חדשהספירת מלאי בעת סגירה של מוסד. הספירה תתבצע על-ידי נציג מיחידת האינוונטר ומנהל המוסד.10 ימי עבודה
5.2
לאחר קבלת אישור ממוסדות החינוך או מוסדות עירוניים אחרים יפתח/יסגור מנהל מחלקת רכש ואספקה יחידת אינוונטר במערכת.3 ימי עבודה
6
ספירת מצאי מדגמיתתתבצע על-פי תוכנית עבודה שנתית ובתיאום עם מנהל המוסד. בעת הספירה יירשמו כל הפריטים במצאי.7 ימי עבודה
7
הפרשי מצאיבין אם נערכה ספירת מלאי מדגמית על-ידי יחידת האינוונטר ובין אם מנהל המוסד ערך את הספירה, יחידת האינוונטר תבדוק את חוסר ההתאמות בין המצאי במערכת לבין המצאי בפועל במוסד.14 ימי עבודה
8.1
רישום ציוד חדש במצאיכל ציוד חדש שנקנה ישירות על-ידי המוסד יירשם במערכת האינוונטר של אותו מוסד, לאחר קבלת החשבונית מהמוסד.4 ימי עבודה
8.2

כל ציוד חדש שנרכש ישירות על-ידי מחלקת הרכש יירשם במערכת האינוונטר של אותו מוסד, לאחר קבלת החשבונית.3 ימי עבודה
8.3

כל ציוד שהתקבל כתרומה יירשם במערכת האינוונטר של אותו מוסד, לאחר קבלת הודעה על כך מהמוסד.3 ימי עבודה​

מחסני ח​​ירום

על ציוד המל"ח להיות תקין בכל רגע נתון, המטרה היא אפס ליקויים בבדיקות המפורטות מטה.
ליקוי יתוקן לכל היותר, עד לתקופת הדיווח הבאה.

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1.1
תחזוקה שוטפת של מחסני מל"ח ופס"חהפעלת גנראטורים גדולים לבדיקת תקינות.אחת לשבוע
1.2

בדיקה ויזואלית והפעלת משאבות המים לבדיקת תקינות.אחת לחודש
1.3

החלפת שמנים על-ידי קבלן חיצוני במכונות.אחת לשנה
1.4
​​
בדיקת תקינות ציוד כגון: ערכות עזרה ראשונה, שמיכות, מזרונים וכדומה, חידושם ושדרוגם על-פי הצורך.אחת לשנה
2
תחזוקת מחסן פיקוד עורףבדיקת לחות של האחסנה היבשה באמצעות בקרת מחשב.אחת לשבוע
3
פעילות בשעת חירוםפתיחת המחסנים הרלבנטיים, הוצאת הציוד והעברתו למקום האירוע (שיטפון, רעידת אדמה, קריסת מבנה וכדומה).מיידי​

מ​​חסן

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1ניפוק ציוד מהמחסן ליחידותהנפקת פריט הנמצא במחסן לאחר קבלת דרישה מאושרת. 5 ימי עבודה
2זמינות טלפוניתשיעור השיחות שנענו.95% מסך כל השיחות הנכנסות
3בקרת איכות
משוב שירות: סקר לקוחות פנימיים שמופץ בקרב מנהלים, מזכירות וחשבות, ו/או כל עובדי העירייה אחת לשנה
לפחות 80% שבעי רצון במידה רבה ורבה מאד.​

​​רכ​​​ש

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1זמינות טלפוניתשיעור השיחות שנענו.95% מסך השיחות הנכנסות
2הפקת הזמנת רכשמשך זמן הפקת הזמנה - מרגע אישור דרישת הרכש (סטטוס 30 במערכת המידע).2 ימי עבודה
3הזמנת ציוד מרכזיעריכת רשימת פרטים חסרים במחסן והכנת הזמנה על-ידי מנהל המחסן.אחת לשבועיים
4הצעות מחירהגשת הצעות מחיר עבור הכמות של הפריטים המבוקשים ממספר ספקים.7 ימי עבודה
5בחירת ספקלאחר אישור מנהל מחלקת רכש ואספקה (כאשר סכומי ההצעות עד 30,000 ₪ ) או לאחר אישור ועדת רכש ובלאי (מעל 30,000 ₪), מנהל הקניות יפיק הזמנה ממערכת הרכש הממוחשבת וישלח לספק הנבחר.3 ימי עבודה
6
בקרת איכות
משוב שירות: סקר לקוחות פנימיים שמופץ בקרב מנהלים, מזכירות וחשבות, ו/או כל עובדי העירייה אחת לשנה.
לפחות 80% שבעי רצון במידה רבה ורבה מאד​

​הנהלת ח​​שבונות

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1תעודת כניסה ופקודת זיכויהפקת תעודת כניסה של הפריטים למחסן לעדכון המלאי, והפקת פקודת זיכוי לחשב היחידה המזמינה לאחר קבלת החשבונית.3 ימי עבודה​​


סדר הופעה 14
קבצים מצורפים

אמנת שירות מחלקת רכש ואספקה

מינהל /גוף:מינהל תפעול ומינהלה
השירות ניתן ל-:עובדים (אמנת שירות פנימית)
​יעוד: מתן שירותי לוגיסטיקה ואפסנאות, ניהול מחסני העירייה, קביעת רמת מלאי הביטחון לתחומים השונים וניהול המלאי. המחלקה מספקת שירות לכל יחידות העירייה ומוסדותיה תוך מתן מענה איכותי, מקצועי, מהיר על פי החוק והנהלים בתחומי: רכש והצטיידות, אספקה למוסדות, מחסני חירום, אינוונטר – נכסים.

דרכי התקשרות עם מחלקת רכש ואספקה:

שעות קבלת קהל: ימים א' - ה' בין השעות 7:30 -15:30
כתובת: רח' הרוקמים 12, אזור התעשייה, חולון.
טלפון: 03-6536007/8
פקס: 03-5593049

אינו​ונטר

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1.1
הגדלת שיתוף הפעולההיענות דו"ח האינוונטר100% מהמוסדות
​1.2

​פעילות הדרכה והעלאת המודעות
​אוגוסט כל שנה
​1.3

​הפצת דו"ח
אוקטובר כל שנה
​1.4

​קבלת דו"ח סופי
​מרץ כל שנה
2.1
הוצאת ציוד לא שמיש ממוסדות העירייהמנהל מוסד יעביר אל יחידת האינוונטר טופס רלבנטי עם רשימת ציוד שיצא מכלל שימוש ו/או המוסד אינו זקוק לו יותר -  יחידת האינוונטר תבדוק את הציוד במוסד ותקבע את ייעודו.7 ימי עבודה
2.2

גריעת הציוד מרשימת האינוונטר של אותו מוסד.5 ימי עבודה
3.1
העברת ציוד ממוסד למוסדבדיקת ציוד שמיש שיצא ממוסד והעברתו למוסד אחר.7 ימי עבודה
3.2
עדכון רשימת הציוד במערכת- גריעה מהמוסד הנותן, והוספה למוסד המקבל.7 ימי עבודה
4
טיפול במקרה של גניבת ציודלאחר קבלת אישור ממשטרת ישראל ומחשב הביטוח העירוני, יגרע מנהל יחידת האינוונטר את הציוד הגנוב מהמוסד.7 ימי עבודה
5.1
פתיחה/סגירה של יחידת אינוונטר חדשהספירת מלאי בעת סגירה של מוסד. הספירה תתבצע על-ידי נציג מיחידת האינוונטר ומנהל המוסד.10 ימי עבודה
5.2
לאחר קבלת אישור ממוסדות החינוך או מוסדות עירוניים אחרים יפתח/יסגור מנהל מחלקת רכש ואספקה יחידת אינוונטר במערכת.3 ימי עבודה
6
ספירת מצאי מדגמיתתתבצע על-פי תוכנית עבודה שנתית ובתיאום עם מנהל המוסד. בעת הספירה יירשמו כל הפריטים במצאי.7 ימי עבודה
7
הפרשי מצאיבין אם נערכה ספירת מלאי מדגמית על-ידי יחידת האינוונטר ובין אם מנהל המוסד ערך את הספירה, יחידת האינוונטר תבדוק את חוסר ההתאמות בין המצאי במערכת לבין המצאי בפועל במוסד.14 ימי עבודה
8.1
רישום ציוד חדש במצאיכל ציוד חדש שנקנה ישירות על-ידי המוסד יירשם במערכת האינוונטר של אותו מוסד, לאחר קבלת החשבונית מהמוסד.4 ימי עבודה
8.2

כל ציוד חדש שנרכש ישירות על-ידי מחלקת הרכש יירשם במערכת האינוונטר של אותו מוסד, לאחר קבלת החשבונית.3 ימי עבודה
8.3

כל ציוד שהתקבל כתרומה יירשם במערכת האינוונטר של אותו מוסד, לאחר קבלת הודעה על כך מהמוסד.3 ימי עבודה​

מחסני ח​​ירום

על ציוד המל"ח להיות תקין בכל רגע נתון, המטרה היא אפס ליקויים בבדיקות המפורטות מטה.
ליקוי יתוקן לכל היותר, עד לתקופת הדיווח הבאה.

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1.1
תחזוקה שוטפת של מחסני מל"ח ופס"חהפעלת גנראטורים גדולים לבדיקת תקינות.אחת לשבוע
1.2

בדיקה ויזואלית והפעלת משאבות המים לבדיקת תקינות.אחת לחודש
1.3

החלפת שמנים על-ידי קבלן חיצוני במכונות.אחת לשנה
1.4
​​
בדיקת תקינות ציוד כגון: ערכות עזרה ראשונה, שמיכות, מזרונים וכדומה, חידושם ושדרוגם על-פי הצורך.אחת לשנה
2
תחזוקת מחסן פיקוד עורףבדיקת לחות של האחסנה היבשה באמצעות בקרת מחשב.אחת לשבוע
3
פעילות בשעת חירוםפתיחת המחסנים הרלבנטיים, הוצאת הציוד והעברתו למקום האירוע (שיטפון, רעידת אדמה, קריסת מבנה וכדומה).מיידי​

מ​​חסן

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1ניפוק ציוד מהמחסן ליחידותהנפקת פריט הנמצא במחסן לאחר קבלת דרישה מאושרת. 5 ימי עבודה
2זמינות טלפוניתשיעור השיחות שנענו.95% מסך כל השיחות הנכנסות
3בקרת איכות
משוב שירות: סקר לקוחות פנימיים שמופץ בקרב מנהלים, מזכירות וחשבות, ו/או כל עובדי העירייה אחת לשנה
לפחות 80% שבעי רצון במידה רבה ורבה מאד.​

​​רכ​​​ש

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1זמינות טלפוניתשיעור השיחות שנענו.95% מסך השיחות הנכנסות
2הפקת הזמנת רכשמשך זמן הפקת הזמנה - מרגע אישור דרישת הרכש (סטטוס 30 במערכת המידע).2 ימי עבודה
3הזמנת ציוד מרכזיעריכת רשימת פרטים חסרים במחסן והכנת הזמנה על-ידי מנהל המחסן.אחת לשבועיים
4הצעות מחירהגשת הצעות מחיר עבור הכמות של הפריטים המבוקשים ממספר ספקים.7 ימי עבודה
5בחירת ספקלאחר אישור מנהל מחלקת רכש ואספקה (כאשר סכומי ההצעות עד 30,000 ₪ ) או לאחר אישור ועדת רכש ובלאי (מעל 30,000 ₪), מנהל הקניות יפיק הזמנה ממערכת הרכש הממוחשבת וישלח לספק הנבחר.3 ימי עבודה
6
בקרת איכות
משוב שירות: סקר לקוחות פנימיים שמופץ בקרב מנהלים, מזכירות וחשבות, ו/או כל עובדי העירייה אחת לשנה.
לפחות 80% שבעי רצון במידה רבה ורבה מאד​

​הנהלת ח​​שבונות

מס'נושאי טיפולפירוט והארותרמת השירות
1תעודת כניסה ופקודת זיכויהפקת תעודת כניסה של הפריטים למחסן לעדכון המלאי, והפקת פקודת זיכוי לחשב היחידה המזמינה לאחר קבלת החשבונית.3 ימי עבודה​​